Cómo un Agente IA puede dividir por 3 tu tiempo de gestión administrativa
Estudio de caso detallado: cómo una fiduciaria de Vaud recuperó 20 horas por semana gracias a la automatización inteligente.
El contexto: una fiduciaria en crecimiento
Despacho contable de 8 personas en Lausana, Fiduciaire Léman SA gestionaba 120 expedientes de clientes. El tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas se estaba convirtiendo en un freno al crecimiento.
La auditoría inicial
Nuestro análisis reveló que el 65% del tiempo administrativo se dedicaba a:
- Clasificación y ordenación de emails (3h/día)
- Recordatorios y seguimientos de clientes (2h/día)
- Entrada de documentos contables (4h/día)
- Programación de citas (1h/día)
La solución implementada
Implementamos un agente IA especializado:
- Asistente de email: Clasificación automática, respuestas estándar personalizadas, escalado inteligente
- Agente de recordatorios: Seguimiento de pagos, recordatorios graduales, negociación de plazos
- OCR inteligente: Extracción automática de datos de facturas y extractos
- Planificador: Gestión de calendario en lenguaje natural
Los resultados después de 3 meses
Los números hablan por sí solos:
- Tiempo administrativo: de 10h a 3h por día
- Tiempo medio de pago de clientes: -40%
- Errores de entrada de datos: -95%
- Satisfacción de empleados: +60%
El cálculo económico
Inversión inicial: CHF 8'500.-
Ahorro mensual: CHF 12'000.- (equivalente tiempo ganado)
ROI alcanzado en 3 semanas